5 prácticas para liderar equipos virtuales y generar agilidad, productividad y cohesión

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Home office llegó para quedarse… Si es bien llevado, puede aportar grandes beneficios como: mayor productividad, acceso a un pool más grande de talento, eficiencia en costos, mayor libertad, flexibilidad y alegría a tus empleados, entre otros.

Es importante que tanto los colaboradores tengan buenas prácticas de home office, como que los líderes desarrollen las habilidades necesarias para manejar equipos virtuales, a través de dinámicas de trabajo ágiles, productivas y una fuerte cultura de equipo.

Al inicio del confinamiento por Covid-19, muchos respondimos de una manera reactiva y establecimos rutinas de home office con nuestros equipos que, a la fecha, están generando desgaste, largas horas de trabajo y conflicto. Y aunque tenemos más tiempo que nunca, en la mayoría de los casos se ha disminuido la productividad. Lo anterior debido a que, tanto el cambio profundo de nuestras rutinas y procesos, como el modo de trabajo en “caos”, lleva a que muchas de las interacciones estén poco coordinadas. 

Aún faltan varias semanas para que termine el confinamiento por Covid-19, y después de la pandemia, muchas empresas aumentarán su trabajo remoto. Así que, aún estás a tiempo de ajustar tu liderazgo y la dinámica de tu equipo incorporando algunos de estos puntos:

  1. Productividad
  • Determina un período de 3-4 horas al día donde todo el equipo esté sincronizado, conectado, sin distracciones, teniendo llamadas o video llamadas como el mecanismo de comunicación. 
  • Deja espacios abiertos para la ejecución, así como flexibilidad en los horarios de trabajo fuera de los bloques de colaboración grupal.
  • Define sistemas de trabajo en el equipo y estandariza ritmos, fechas de entrega y mecanismos de seguimiento. Usa herramientas de project management para dar seguimiento a entregables, mandar recordatorios y mantener la cultura de entrega a tiempo.
  • Mide asistencia a reuniones, tiempo conectados y cumplimiento de objetivos. Cada persona debe tener claridad de los principales entregables de la semana y tú como líder asegurarte que todo el equipo está “remando” en la misma dirección.
  • Empodera a cada individuo para que sean autónomos y puedan lograr sus objetivos a cualquier hora del día sin necesidad de esperar horas a que otra persona conteste.
  1. Comunicación:
  • Define frecuencia, herramientas y objetivos de comunicación para el equipo.  Algunos ejemplos: email (documentar), chats (interacción en tiempo real), video chats (conversaciones difíciles o para integración del equipo), etc. 
  • Hay herramientas para comunicación visual donde puedes grabar videos, compartir tu pantalla, dar instrucciones precisas y así evitar confusión o malentendidos.
  • Aquí también Identifica herramientas de project management que te ayuden a mantener la comunicación organizada a la cual puedas hacer referencia después.
  • Cada líder debe tener una videollamada con sus reportes directos una vez a la semana, donde revisen prioridades y expresen si necesitan algún apoyo para lograrlas. Recuerda que el Home Office puede ser solitario y estas reuniones virtuales pueden hacer la diferencia.
  • Sensibiliza al equipo de los distintos husos horarios por zona geográfica y agenden reuniones en tiempos adecuados para todos. 
  • Muy importante que trabajes de la mano con el equipo de IT de tu empresa para tener todas las herramientas tanto de hardware, software como plataformas, para hacer el trabajo virtual de manera efectiva.
  1. Reconocimiento:
  • Establece sistemas de reconocimiento para agradecer y premiar agilidad, productividad, colaboración y cualquier otro valor que quieras fortalecer en el equipo. Ya que con el trabajo remoto el sentido de pertenencia puede debilitarse, diluyendo la cultura de equipo. El reconocimiento es una herramienta muy poderosa para mandar la señal adecuada sobre las expectativas y que el equipo se mantenga motivado y enfocado en lo importante.
  • Después del confinamiento, si tienes posiciones virtuales y presenciales en el equipo, dales la misma importancia y oportunidad de reconocimiento a ambos formatos de posiciones.
  1. Desarrolla la habilidad de trabajo virtual:
  • No todos los miembros de tu equipo tendrán habilidad o experiencia para el trabajo remoto; asegúrate de proveer algún recurso adicional interno o sino, contrata consultores externos para que les ayude a detalle a desarrollar esta habilidad y tener buenos hábitos de productividad. 
  • Revisa periódicamente que los miembros de tu equipo tengan una rutina diaria balanceada entre vida profesional y personal, pero sobre todo que ninguno esté trabajando demasiadas horas. Muchos líderes aún se resisten al modelo de home office por temor a perder el control y que la gente no trabaje; pero en muchos casos, la gente trabaja más horas y no establecen límites entre su vida personal y profesional.
  • Si estás en el proceso de contratación de alguna vacante, considera evaluar la capacidad de la persona para trabajo remoto, preguntando si lo ha hecho antes y cómo estructura su agenda del día y se mantiene enfocado.
  1. Integración y cultura del equipo:
  • Crea videos cortos donde mandes mensajes al equipo para informarles temas importantes o  motivarlo a la acción.
  • Promueve interacción social semanal con un almuerzo por video y mantengan un chat abierto para comunicación informal que alimente el sentido de pertenencia y compañerismo.
  • En caso de equipos multinacionales, considera las diferencias culturales. Las cuales se pueden ver reflejadas en estilos de comunicación y trabajo.
  • Ya que acabe el período de confinamiento y las reglas sanitarias de tu país lo permitan, considera tener reuniones presenciales donde todos los miembros de tu equipo (tanto virtuales como presenciales) puedan convivir y fortalecer lazos. Aprovecha bien estos momentos ya que pueden ser de gran aportación. Crea una agenda de trabajo donde consideres sesiones de innovación así como reconocimiento e interacción social y de entretenimiento.

No hay mejor oportunidad que ahora para demostrar que el trabajo remoto es una excelente opción tanto para la empresa como para los trabajadores. Pongamos en acción buenas prácticas para que siga creciendo este beneficio mutuo en el área de trabajo. 

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